«نگویید وقت کافی ندارم. ما هر روز دقیقاً همان تعداد ساعت وقت داریم که هل کلر، پاستور، میکلآنژ، داوینچی و انیشتین داشتند.»
جکسون بروان
آدمهای زیادی را در طول روز میبینیم که همیشه مشغولاند. ایمیل چک می کنند، از این جلسه به آن جلسه میروند، تلفنی حرف میزنند و از این طرف به آن طرف میروند. اما آیا این «سرشلوغ بودن» به معنای این است که کار بیشتری انجام میدهند؟ به نظر میرسد برای چنین آدمهایی مفهوم بهرهوری جا نیفتاده است. خیلی وقتها میشود به جای پرکاری، هوشمندانهتر کار کرد.
مطمئن باشید اگر هوشمندانه کار کنید، برای تمام کارهایتان وقت خواهید داشت. توصیههایی که در ادامه میبینید به شما کمک میکند که وقتتان را هوشمندانهتر صرف کنید. البته آدمها با هم فرق دارند و ممکن است برخی از این راهکارها به درد شما نخورد. اما شما هم میتوانید لیست شخصی خودتان را داشته باشید.
۱) اول مهمترین کار را تمام کنید
این قانون طلایی مدیریت زمان است. اگر به طور روزانه چند وظیفه مختلف دارید، ابتدا از مهمترینش آغاز کنید. وقتی آن کار تمام شد، احساس موفقیت بیشتری میکنید و با انرژی بهتری سراغ باقی کارها میروید. اما اگر کار مهمتر را برای آخر بگذارید، تا آخر روز نگرانش هستید و حواستان روی کارهای دیگر متمرکز نمیشود.
۲) یاد بگیرید «نه» بگویید
خیلی وقتها یک «نه» ساده باعث میشود که به همه کارهای اصلیتان برسید و وقت اضافه هم بیاورید. البته بعضیها هم از آن طرف بام میافتند و با زیاد «نه» گفتن برخی از فرصتهای پیش رو را از بین میروند. فقط وقتی «بله» بگویید که مطمئن باشید وقت کافی دارید.
۳) ۷ تا ۸ ساعت بخوابید
برخیها فکر میکنند زدن از زمان خواب راه خوبی برای افزایش بهرهوری است. اما اینگونه نیست. پزشکان میگویند وقتی شما کمخوابی داشته باشید، علاوه بر مشکلات مختلف جسمی، بهرهوریتان نیز به شدت کاهش پیدا میکند. ممکن است دو ساعت جلو بیافتید، ولی در طول روز بعد با خستگی و کسالت چند ساعت را از دست میدهید.
۴) حواستان را روی کاری که میکنید متمرکز کنید
تمام تبهای مرورگر اینترنتتان را ببندید. تلفنتان را بیصدا کنید و کناری بگذارید. محیط کار را خلوت کنید و بعد میبینید کاری که چند ساعته تمام میشد خیلی زودتر تمام شده است و خیلی هم خسته نیستید. بعضی وقتها شنیدن به یک موسیقی ملایم هم کمک میکند که حواستان به چیزهای بیربط پرت نشود.
۵) زود شروع کنید
اگر دنبال چند ساعت اضافه برای کار کردن هستید، به جای اینکه تا دیروقت سر کار بمانید، کارتان را صبح زود شروع کنید. شاید در ابتدا برایتان سخت باشد، ولی وقتی عادت کنید همیشه چند ساعت جلویید. بیشتر آدمهای موفق سحرخیزند. با این کار از شر ترافیک صبحگاهی نیز خلاص می شوید.
۶) اجازه ندهید جزئیات بیاهمیت کارتان را مختل کند
بعضی وقتها آنقدر به جزئیات توجه میکنیم و وسواس به خرج میدهیم که کارمان خیلی بیشتر از چیزی که باید طول میکشد. ایدهآلگرا بودن خیلی وقتها باعث هدر رفتن زمان میشود. سعی کنید از ابتدا نتیجه خوب و مورد قبول را مشخص کنید و وقتی به آن رسیدید دیگر وسواس برای بینقص شدن را کنار بگذارید.
۷) وظایف کلیدی را به عادت تبدیل کنید
اگر کار شما به نوشتن مربوط میشود، سعی کنید هر روز بنویسید. حتی اگر سفارشی از جایی ندارید سعی کنید موضوعی پیدا کنید و دربارهاش بنویسید و مثلاً عادت کنید روزی دستکم ۱۰۰۰ کلمه مفید بنویسید. وقتی به کارتان عادت کنید انجام دادنش سریعتر میشود و خستگی بعد از اتمام کار نیز تا حد زیادی از بین میرود.
۸) تلویزیون / اینترنت / بازیهای ویدئویی را محدود کنید
لابد شما هم روزهایی داشتهاید که کلش صرف همین سه کار شده باشد. زمانی که صرف تلویزیون دیدن و وبگردی و بازی کردن میشود میتواند از یک ساعت تا ۲۴ ساعت در شبانهروز باشد. اگر خودتان را محدود نکنید، بخش زیادی از زمانتان صرف این کارها میشود.
۹) زمان پایان کار را مشخص کنید
به جای اینکه بگویید «آنقدر پشت میز مینشینم تا این کار تمام شود» به خودتان بگویید «من این کار را تا سه ساعت دیگر تمام میکنم.» محدودیت زمانی به شما کمک میکند تمرکز کنید و با بهرهوری بیشتری کار کنید. بعد از انجام کار در زمان مقرر هم حس بسیار خوبی خواهید داشت.
۱۰) بین کارها زمانی برای بازنگری بگذارید
وقتی از این کار با عجله به کار دیگر میروید، زمانی برای تحسین کردن خودن و انگیزه گرفتن ندارید. همچنین در چنین شرایطی ایرادهای کارتان را نیز نمیبینید. بین کارها کمی استراحت کنید، قدم بزنید و همه چیز را مرور کنید. دراین مواقع هم ایرادهای کارتان را میبینید و هم به خودتان انگیزه میدهید.
۱۱) فقط به کلیت کار فکر نکنید
مخصوصاً وقتی کل پروژه خیلی پیچیده و طولانی است، به جای اینکه مدام به این روند طولانی فکر کنید و حرص بخورید، سعی کنید روی نزدیکترین کاری که مشغولش هستید تمرکز کنید. وقتی این کار تمام شد سراغ قدمهای سختترِ بعدی خواهید رفت.
۱۲) ورزش کنید و سالم غذا بخورید
مطالعات بیشماری رابطه مستقیمی بین سلامتی و بهرهوری نشان میدهد. وقتی انرژی فیزیکیتان بیشتر باشد، میتوانید هوشمندانهتر کار کنید.
۱۳) کمتر کار کنید
به جای اینکه چندین کار مختلف داشته باشید، سعی کنید آرامتر کار کنید و یک پروژه مشخص را به سرانجام برسانید. در چنین حالتی میتوانید ارزش افزوده بیشتری تولید کنید.
۱۴) آخر هفتهها کمی کار کنید
درست است که آخر هفته برای تفریح و استراحت است. اما اگر ۲ تا ۴ ساعت روزهای تعطیل را صرف پرداختن به کارهای هفته بعد کنید، شنبه صبح را با نگرانی و افسردگی شروع نمیکنید.
۱۵) منظم کار کنید
اگر چند نفر زیر دست شما کار میکنند برای آنها برنامه منظمی تهیه کنید که بدون اتلاف وقت کار کنند. همچنین اگر برای خودتان کار میکنید، همه چیز را در پوشههای منظم قرار دهید تا برای پیدا کردن مقاله هفته پیش دو ساعت وقت تلف نکنید.
۱۶) در زمانهای انتظار کاری بکنید
وقتی در مطب منتظر نوبت نشستهاید یا در صف اتوبوس و تاکسی هستید میتوانید از زمانتان استفاده کنید. خواندن یک کتاب جیبی یا مرور لغات زبان یا بررسی کردن برنامه کاری فردا از جمله این کارهاست. اینگونه دیگر متوجه گذران وقت هم نمیشوید و اعصابتان کمتر خرد میشود.
۱۷) خودتان را حبس کنید
بعضی وقتها هیچ کاریش نمیشود کرد. برای اینکه کار به سرانجام برسد لازم است در اتاقتان را قفل کنید و بدون توجه به هیچ چیز دیگری کارتان را تمام کنید. شبهای تحویل پروژه مثال خوبی برای چنین وقتهایی است.
۱۸) به برنامهتان متهد بمانید
خودتان را گول نزنید. وقتی برای خودتان برنامهریزی کردهاید که فلان کار را امروز انجام دهید و غیر از خودتان هیچکسی نیست که به کار شما نظارت کند، به برنامهتان متعهد بمانید و حتی اگر خسته شدهاید، کار را تمام کنید.
۱۹) کارهای مشابه را با هم انجام دهید
اگر باید در این هفته سه مقاله بنویسید و دو ویدئو بسازید. اول کار مقالهها را تمام کنید و بعد سراغ ویدئوها بروید. وقتی ذهنتان به یک نوع کار مشغول میشود، سوئیچ کردن روی کار دیگر بهرهوری را پایین میآورد.
۲۰) زمانی برای سکون پیدا کنید
از فضای شلوغ محیط کاری وارد ترافیک سنگین عصرگاهی میشوید و بعد هم در خانه از یک طرف تلویزیون روشن است واز طرف دیگر پای اینترنت هستید و با اعضای خانواده هم صحبت میکنید و دوباره روز از نو، روزی از نو. سعی کنید وسط این زندگی شلوغ و سریع، لحظههای برای ساکت بودن و ساکن بودن پیدا کنید. وقتی پیدا کردید اثرش را هم متوجه میشوید.
۲۱) چیزهای غیرضروری را حذف کنید
زندگی مدرن مملو از چیزها و کارهای غیرضروری، اما زمانبر است. اگر بتوانید این چیزها را پیدا کنید و حذفشان کنید، متوجه میشوید که آنقدرها هم که فکر میکردید سرتان شلوغ نیست.
۲۲) از کارتان لذت ببرید
خیلی وقتها آنقدر در کار غرق میشویم که فراموش میکنیم قرار بوده از کاری که میکنیم لذت ببریم. به این فکر کنید که چند سال قبل آرزو داشتید چنین جایگاهی داشتید و حالا که چنین پستی گرفتهاید و کارتان خوب پیش میرود، فراموش کردهاید که قرار بود اگر مهندس، دکتر، مدیر، معلم و… شدید حسابی از کارتان لذت ببرید.
منبع : نپجره خلاقیت ، ترجمه:محمد میرزایی
